「スケジュールはちゃんと引いたはずなのに、なぜか毎日バタバタしている」
「確認や差し戻し対応をしているだけで、一日が終わってしまう」
制作進行を任されるようになった頃、私自身も同じ壁にぶつかりました。結論から言うと、制作進行がうまく回らないのは、あなたの能力の問題ではなく「仕組み」の問題であることがほとんどです。
この記事では、私が15年以上の現場経験の中で身につけた、制作進行を無理なく回すための3つのコツをお伝えします。特別なスキルや高価なツールは不要です。今日から意識を変えるだけで実践できるものばかりです。
なぜか制作進行がバタバタする、その原因は「仕組み」にある
進行管理を任されたばかりの頃は、「とにかく全部を把握して、全部に対応しなければ」と気負ってしまいがちです。私も新人の頃、案件が2〜3本重なると、確認事項や差し戻しがどんどん積み上がり、何から手をつけていいか分からなくなった経験があります。
ただ、振り返ってみると、うまく回せているディレクターほど、「今、何を優先すべきか」を判断する基準を持っているという共通点がありました。逆に言えば、この判断基準さえ持てれば、進行管理は驚くほど落ち着いて回せるようになります。
コツ①「今日動かすボール」を朝いちばんに3つに絞る
進行管理では、確認待ちのタスク、いわゆる「ボール」が次々に自分のところへ回ってきます。すべてに同時に対応しようとすると、結局どれも中途半端になり、一日の終わりに「今日、何を前に進められたんだっけ」という状態に陥ります。
私がおすすめしているのは、朝いちばんに、その日必ず動かす「ボール」を3つだけ選ぶという方法です。選ぶ基準は次の2つです。
| 判断基準 | 見るポイント |
|---|---|
| 締切からの逆算 | 放置すると後工程にどれだけ影響するか |
| 影響範囲の広さ | 自分だけでなく、他メンバーの手が止まっていないか |
この2つで優先度が高いものから3つを選び、それ以外は「今日はあえて動かさない」と決めてしまう。これだけで、進行中の焦りがかなり軽減されます。全部を追いかけようとすることこそが、バタつきの一番の原因なのです。
コツ②差し戻し・仕様変更は「起きる前提」で受け止め方を決めておく
差し戻しや仕様変更が発生すると、つい「またか」と身構えてしまいますが、これは制作の過程で当たり前に起こることです。問題は、起きたときの対応の型を決めていないまま、その場しのぎで処理してしまうことにあります。
私が意識しているのは、変更の連絡を受けたら、内容を確認するより先に「影響範囲」を確認するという順番です。
- スケジュールに影響するか
- 追加で関わる人が発生するか
- 誰の判断で対応可否を決めるか
この3点を先に整理してから対応を検討すると、「とりあえず直す」の連鎖を防げます。差し戻しが繰り返し発生する現場の多くは、そもそも「どこまで直せば完了なのか」という判断基準がチーム内で共有されていないことが原因です。仕様や要件そのものの詰め方については、以前の記事「Webディレクターの要件定義とは？仕事内容・進め方・要件定義書の作り方を解説」でも詳しく触れていますので、あわせて読んでみてください。
コツ③ツールは「見える化」の目的だけに絞って選ぶ
進行管理ツールを導入すれば、進行がすべて楽になると思われがちですが、実際にはツールが解決してくれるのは「情報の見える化」までです。誰がどこまで確認するか、変更が起きたときにどう判断するかといった部分は、結局のところ人が決めるしかありません。
現場でよく使われているのは、課題管理とガントチャートを一体で扱える「Backlog」や、軽い進捗共有には「Google Sheets」、日々のやり取りには「Slack」といった組み合わせです。大切なのは、ツールを増やすことではなく、「何を見える化したいのか」を先に決めてから選ぶことです。目的が曖昧なままツールだけ増やすと、かえって確認の手間が増えてしまいます。
タスクの工数見積もりや割り振りの精度を上げたい場合は、以前の記事「Webディレクターの工数管理とは？初心者がハマる失敗と、工数の出し方3ステップ」も参考になるはずです。進行管理と工数管理は、セットで考えると精度が上がります。
制作進行がうまく回る人がやっている、たった一つの考え方
ここまで3つのコツを紹介しましたが、根底にある考え方はひとつです。それは「完璧に管理しようとしない」ということです。
すべてを把握し、すべてをコントロールしようとするほど、進行管理は苦しくなります。今日動かすことを絞り、変更は起きる前提で受け止め方を決め、ツールには見える化だけを任せる。この3つを実践するだけで、進行管理は「気合いで乗り切るもの」から「仕組みで回すもの」に変わっていきます。
まとめ
制作進行を無理なく回すコツは、特別なテクニックではなく、判断の順番を先に決めておくことに尽きます。今日から、まずは朝の3分でその日動かすボールを3つ選ぶことから始めてみてください。
ディレ和尚のひとこと
全部を担ごうとする者は、結局どれも運べぬなり。まずは三つ、選ぶべし。
